Lo smart working migliora o peggiora la comunicazione?

Lo smart working é adatto a tutte le tipologie di azienda? Sicuramente non tutti i business possono adottarlo: ci sono alcune professioni che richiedono il rapporto uomo-macchina, l’artigianalità e le trasferte verso clienti/fornitori o altre che richiedono una garanzia di sicurezza e privacy che, da casa, potrebbe non essere rispettata.

Bene, lo smart working forse non è adatto a tutti i modelli di business ma in questo periodo se ne parla molto, a causa del clima di rumore ed allarmismo dato dalla diffusione del Coronavirus. Volenti o nolenti, in queste settimane molte aziende hanno dovuto adattarsi alle misure imposte dal Governo e attivare il “lavoro agile” per i propri dipendenti.

Definiamo prima però cos’è. Lo smart working, detto anche agile work o lavoro agile, è un approccio innovativo all’organizzazione del lavoro, che si contraddistingue per parametri quali la flessibilità e l’autonomia di spazi, orari e strumenti e che prevede una valutazione delle performance sulla base dei risultati raggiunti.

Introdurlo in azienda non solo aiuta a snellire i processi, a conciliare il work-life balance dei lavoratori, a dimostrare fiducia nel personale ed attuare allo stesso tempo misure di welfare aziendale, bensí, se ben gestito, permette di raggiungere obiettivi di comunicazione molto strategici, che possiamo dividere in interni ed esterni. Vediamoli.

Gli obiettivi di comunicazione interna si concretizzano in:

uno snellimento delle riunioni e delle conversazioni che quindi si traduce in ottimizzazione delle ore di lavoro e anche dei tempi di risposta al cliente. L’azienda quindi godrà di maggior produttività dei propri dipendenti e di tempestività verso le richieste interne? Se hai lavorato ai flussi informativi per prepararti ad attuarlo, sí.
un efficientamento dei processi che portano alla conclusione di una task: quando si è tutti insieme in ufficio spesso non si comunica perchè si ha una percezione di condivisione effettiva superiore a quella che è nella realtà; essere distanti invece ci aiuta a mentalizzare che, se vogliamo una risposta, dobbiamo fare una domanda e quindi attivarci.
un modo per evitare di incontrare gli stati emotivi altrui, potendosi dedicare così alle necessitá effettive, ad essere più operativi, non distraendosi su problematiche non strettamente lavorative. Hai presente i colleghi che si lamentano, dissentono senza dissentire, rispondono alle domande propinandoti prima le loro lamentele generali sul tema (gli stessi che si sono già lamentati per lo smar-tworking e per il virus e per le campagne social sul tema?). Ecco, certo non si prenderanno la briga di fissare una skype call aspettandosi di potere mettere al centro il loro stato emotivo, né di poter rispondere alle e mail operative con le loro considerazioni personali sui mali del mondo.
Lo smart working aumenta il problem solving personale e identifica la fonte delle idee e proposte, permettendo al management di individuare chi è un vero problem solver e un talento, potendo così identificare i corretti meccanismi di reward: spesso infatti i processi condivisi nascondono l’inadeguatezza di alcune risorse oltre alla fonte delle idee innovative, che nascono in contesti di condivisione.
Lo smart working obbliga a migliorare i flussi di comunicazione interna costringendo il team a definire policies di comunicazione interna ad hoc, che contribuiscono a migliorare anche i flussi che avvengono quando si lavora tutti insieme dall’ufficio.

Invece, in termini di comunicazione esterna lo smart working:

aiuta l’azienda a rappresentare i suoi valori e le sue iniziative di welfare e innovazione sociale all’esterno, ma anche ai propri dipendenti, che saranno quindi più gratificati e soddisfatti grazie ad un migliore work-life balance.
se ben gestito, è un modo per individuare in maniera più chiara referenti per ogni tipo di richiesta, creando figure specializzate e in grado di gestire diverse situazioni in massima autonomia.
aiuta l’azienda a manifestare la sua spinta all’innovazione e all’efficienza.
spinge l’azienda a rendere univoco il proprio mandato comunicativo.

Lo smart working, invece, può non essere ottimale quando, in caso di comunicazione di crisi, non è stata definita una strategia comunicativa comune. L’azienda in questo caso ha bisogno di mettersi al centro e, con la partecipazione di tutti, di controllare i flussi di informazione in entrata e in uscita. Puoi leggere di più in questo altro articolo.